Budoucnost firemní komunikace leží v portálech a firemních sítích
Ještě před deseti lety byl e-mail prakticky jediným použitelným nástrojem pro řízení firemních informačních toků. Technologie od té doby výrazně pokročily, výzkumy přesto odhadují, že běžný zaměstnanec na pozici středního manažera obdrží denně v průměru okolo 60 e-mailů. A stráví cca 30–40 procent svého pracovního týdne vyřizováním firemní pošty. Stejné statistiky navíc naznačují, že více jak 75 procent z tohoto množství připadá na interní komunikaci vlastní firmy.
Dobrý sluha, ale špatný pán
Poštovní komunikace je generátorem obrovského množství nestrukturovaných dat vznikajících z podstaty vzájemné interakce uživatelů. Potenciál těchto informací přitom zůstává zcela nevyužit a naopak dochází k masivní redundanci dat v jednotlivých schránkách. Jak navíc docílit toho, aby se důležité přílohy neztrácely v propadlišti dávno zapomenutých zpráv a cenné informace specialisty po jeho odchodu z firmy nenávratně neztratily?
Vše na jednom místě
Možné řešení nabízí moderní podoba intranetových firemních portálů, která jde ruku v ruce s programy a službami tzv. „kanceláře v cloudu“. „Cloudová řešení obecně – tzn. hosting hardwaru i softwaru, případně pronajímání aplikací a licencí – volí především společnosti střední velikosti, přibližně do dvou set zaměstnanců. Čím dál populárnější je také u státní správy,“ říká produktový manažer IT společnosti Infinity Jan Gerhart. Důvod je podle něj nasnadě: ve společnostech o pár lidech opravdu stačí ke komunikaci obyčejný e-mail a ani další aplikace nejsou příliš softwarově či hardwarově náročné. Infrastruktura velkých společností je pak na druhou stranu tak složitá, že to přechod na cloud značně ztěžuje. „I tyto společnosti – a naopak především ony – ale využijí balíčku služeb Office 365, který má pozitivní dopady na efektivitu workflow; rozdíl oproti starému způsobu práce a komunikace, vázanému na jediný počítač, je obvykle až 20 procent,“ dodává Gerhart.
„Je velmi pravděpodobné, že klasické formy firemní komunikace, například poštovní klient, do deseti let značně ustoupí a nahradí je portály fungující na způsob sociálních sítí,“ předvídá kolega Karel Fišnar, vedoucí Zákaznického centra. Ostatně SharePoint již dnes umožňuje diskuze a vytváření news feedů velmi podobných třeba Facebooku, včetně možnosti prolinkování kontaktu na konkrétního zaměstnance, či označení a sledování určitého tématu přes hashtag. „Intranet by tedy rozhodně neměl být platformou, kde úzký okruh autorů zveřejňuje informace a většina pracovníků je pouze pasivně přijímá, jak se dnes často děje,“ pokračuje Fišnar, „Naopak, to, zda zaměstnanec obohacuje firemní prostředí a umí získané informace úspěšně sdílet, je nejlepším kritériem pro jeho hodnocení.“
Jisté ovšem je, že představené novinky klasickou firemní poštu jako takovou nevytlačí docela – minimálně v externí komunikaci bude nadále hrát prim. Spolupráce obou světů a kombinace jejich výhod ale nabízí stále více pestrých a zajímavějších možností.
Zdroj: http://bit.ly/Cloud_computing_2013 , str. 10 (příloha Lidových novin, 26. 11. 2013)