Vrátíme se zpět do kanceláří, nebo zůstaneme pracovat z domova?

Poslední rok s sebou přinesl řadu změn. Jedna z nich se týká i rychlého přerodu pracovního prostředí. Práce z domova přestala být benefitem a i firmy, které byly dosud zvyklé na každodenní přítomnost svých zaměstnanců na pracovišti, si začaly zvykat na režim home office. V předchozích newsletterech jsme se věnovali IT bezpečnosti v éře práce z domova, tentokrát bychom se rádi zaměřili na zaměstnance, pro které je kontinuální práce z domácího prostředí velkou změnou nejen po pracovní, ale i po osobní stránce… Jak jim pomoci novou situaci lépe zvládnout a vytvořit jim vhodné podmínky? A jak na efektivní práci z domova? Řada (nejen) malých a středních podniků si ještě před rokem nedovedla představit, že by mohla vykonávat svou činnost bez každodenní přítomnosti zaměstnanců v kancelářích a bez fyzického kontaktu se zákazníky. Pak ale přišla koronavirová krize a nouzový stav a firmy se v podstatě ze dne na den musely začít přeorientovávat na práci na dálku. Po dvou měsících od vyhlášení nouzového stavu fungovalo v režimu nařízené práce z domova okolo 70 % nevýrobních firem, mezi nimi i ty, které do té doby na home office z různých důvodů „nevěřily“. Internetové připojení, zavedení vzdálených disků, elektronických dokumentů (e-files), vzdálené přihlášení do ERP systému… technologie pro práci z domova byly naprosté většině firem dostupné i před krizí, odmítavý postoj k home office většinou tkvěl spíše ve strachu z neznámého nebo v nedůvěře v efektivitu zaměstnanců v domácím prostředí. Koronavirus však zcela změnil pravidla hry a z původního benefitu se najednou stala každodenní realita. Dnes v režimu plného nebo alespoň částečného home office funguje velké množství firem a odborníci se shodují, že do plně „předkrizového režimu“ se už nevrátíme, ačkoliv nadšení pro práci z domova už u řady lidí dost pokleslo. Průzkumy ukazují, že zaměstnanci by nejčastěji uvítali, kdyby home office pokračoval minimálně dvakrát do týdne, zbytek pracovní doby by chtěli trávit v kanceláři, obklopeni kolegy. Právě sociální kontakt a komunikace mezi zaměstnanci jsou totiž z dlouhodobého hlediska stejně důležité jako fungující technologie či know-how. Přinášíme vám proto několik tipů z praxe, jak v dnešní nelehké době nastavit pravidla ve firmě:

Přizpůsobte technologie

Zavedení home office jde ruku v ruce s využíváním moderních technologií, z nichž některé z nich mohou být pro vaši firmu nové. To v počáteční fázi obnáší investice – ať už do cloudových řešení, systému kontroly zaměstnanců, ERP řešení atd. (chcete si přečíst vice o ERP? Zkuste náš newsletter ZDE). Snažte se v takovém případě postupovat koncepčně a nebojte se obrátit na odborníky, kteří vám pomohou s výběrem vhodných nástrojů. Nezapomínejte na celkovou IT strategii vašeho podniku.

Upravte procesy

Pozornost vyžadují i podnikové procesy – řada z nich může stále být nastavena na práci z kanceláře. Ať už jde o procesy čistě interní nebo ty zaměřené na zákazníky, nebojte se opět obrátit na odborníky, kteří vám pomohou s optimalizací. Jak jednotlivé procesy efektivně analyzovat? To se dočtete v našich dalších newsletterech.

Revidujte množství i délku „callů“

Praxe ukazuje, že řada firem, především velké korporátní společnosti, s přechodem na režim práce z domova zavedla množství týmových hovorů a aktivit, které zabírají enormní množství času a zaměstnanci je často vnímají jako „trest“ za práci z domova. Pokuste se tyto aktivity zrevidovat a najít balanc mezi udržením a podporou kontaktů mezi členy týmu a časem na samostatnou práci na jednotlivých úkolech. Naše zkušenosti ukazují, že vhodným řešením může být například celotýmový hovor jednou do týdne, který bude obsahovat zajímavou aktivitu na podporu sdílení a rozvoje zkušeností jednotlivých členů týmu.

Ptejte se zaměstnanců

Pokud jste tak ještě neučinili, připravte si dotazník pro zaměstnance a zeptejte se jich, co by v rámci práce z domova uvítali a co jim naopak vadí. Buďte otevření k jejích nápadům a komentářům. Pomocí nich totiž můžete určit, jakým směrem se bude ubírat další vývoj vaší firmy.

Nerezignujte na interní komunikaci a networking

Sdílení informací, konference, celofiremní akce, uvítání nových zaměstnanců… Většina akcí v době předkrizové končila networkingem, kde se lidí mohli uvolnit a navzájem lépe poznat. Jak se s nimi vypořádat online? Zkuste pro zaměstnance vymyslet nějakou zajímavou interakci.

Přizpůsobte benefity

Práce z domova zcela mění vnímání a skladbu firemních benefitů. Nejen, že home office se z benefitu stal standardem, částečně nebo zcela „za své“ vzala i celá řada původních výhod pro zaměstnance, například občerstvení na pracovišti nebo různé relax zóny. Je proto třeba se podívat na skladbu benefitů a přizpůsobit ji nové situaci. Nezapomeňte na to, že duševní pohoda zaměstnanců nyní dostává dost zabrat a zkuste ji podpořit. Právě duševní pohoda je totiž důležitý pilíř pro to, aby zaměstnanci vykonávali svoji práci v požadované kvalitě a byli v práci spokojení. Koneckonců, pracovat z jídelní židle z kuchyně, jak byla řada z nás zvyklá v březnu 2020, není dlouhodobě ideální řešení… Chcete se dozvědět více o tom, jak práci z domova usnadnit a zefektivnit? Jsme tu pro vás, neváhejte se na nás obrátit!