Městský úřad Milevsko – obecní úřad s rozšířenou působností; spadá pod něj 26 obcí. Cca 100 zaměstnanců.
Požadovali jsme moderní systém pro řízení elektronické pošty, online elektronických kalendářů a pro online rezervaci zdrojů, např. místností, vozidel, či didaktických pomůcek… s vysokou kapacitou na jeden mailbox a vysokou dostupností odkudkoliv z internetu. Na implementaci byly vymezeny dva pracovní dny a víkend bez výpadků v chodu úřadu. K naší spokojenosti jsme získali dostupný vysoce kapacitní online archiv doručené a odeslané elektronické pošty, který byl doposud omezen a řešen pouze lokálně na jednotlivých počítačových stanicích.František Troják, tajemník MěÚ Milevsko
Úkol
Zavést spolehlivý, vždy dostupný a maximálně zabezpečený poštovní systém s benefity.
Jako úřad s rozšířenou působností má MěÚ Milevsko proti jiným obecním úřadům navíc širokou škálu kompetencí a povinností. K jejich zajišťování dosud zaměstnanci používali zastaralý poštovní systém s následujícími vlastnostmi:
- Postfix, OS Linux FreeBSD,
- POP3,
- Outlook Express, vč. off-line režimu,
- maximální velikost mailboxů 2 GB,
- žádné sdílené zdroje,
- bez vysoké dostupnosti,
- archivace dat pouze na lokální PC,
- vyhledávání zpráv pouze pomocí message trackingu,
- bez mobilního přístupu.
Na úřadě se proto rozhodli přejít na moderní systém pro řízení elektronické pošty, ovšem při nízkých pořizovacích nákladech. Základním požadavkem byla vysoká dostupnost řešení, správa pošty z obecně rozšířené a známé aplikace, dostatečná kapacita mailboxů, sdílení informací mezi uživateli, sdílení kalendářů i mezi externími subjekty a kvalitně zabezpečená archivace uživatelských dat. Cílem bylo všeobecně urychlit správu elektronické pošty a komunikaci mezi zaměstnanci.
Řešení
Pro výběr nového systému byla stanovena velmi přísná kritéria, která kompletně splňuje pouze Office 365 od společnosti Microsoft.
„
Použitý program Exchange online nabízí vysokou dostupnost řešení, která spočívá v online replikaci dvou geograficky oddělených, vzájemně nezávislých datových center. Data jsou v těchto centrech zabezpečena až na úroveň Tier 5, plně ve shodě s hlavními bezpečnostními normami ISO 27001 a SAE 16. Splněny jsou i náročné požadavky evropské úmluvy Safe Harbor, která je v souladu s českým právním řádem,“ přiblížil Jan Gerhart, projektový manažer Infinity.
Toto řešení umožnilo rychlejší rozvoj poskytovaných veřejných služeb a výrazně zaměstnancům usnadnilo komunikaci a plnění úkolů.
Výsledky
Kromě toho, že díky odpadnutí nutnosti instalovat systém na HW úřadu byl přechod na nové řešení velmi rychlý (v rámci dnů a za účasti minima pracovníků), přineslo Office 365 několik dalších významných benefitů. Administrátoři uvádí hlavně vysokou dostupnost. Prevence pádu poštovního systému, ztráty e-mailů a znemožnění fungování úřadu je pro ně velmi důležitá. Tuto výhodu navíc získali bez nasazení nákladné infrastruktury, která jinak při on-premise řešení bývá nezbytnou.
Dalším přínosem je dostupnost nových funkcí díky upgradu MS Outlook na verze 2007 a 2010, především funkce pro sdílení informací mezi zaměstnanci v podobě kalendářů a plánování pracovního času, sdílených kontaktů a úkolů.
Poštovní systém nyní umožňuje uživateli spravovat poštu odkudkoliv a téměř z jakéhokoliv zařízení. Pomocí technologie Outlook anywhere je možné připojit se k serveru z počítače s Outlookem 2007 a vyšším a spravovat poštu i off-line. Kromě toho lze s počítačem připojeným k internetu spravovat poštu pomocí webové aplikace. Chytré telefony se snadno připojí přes Active Sync nebo BlackBerry Enterprise server.
Nový systém také nabízí 25 GB velké schránky s možností online archivace dat až do této velikosti a za příplatek dokonce archiv neomezený. Samozřejmostí je služba kalendáře. Systém je navržen tak, aby umožňoval snadné plánování volného času, a to i pro větší množství uživatelů najedou. Sestavení schůzky o více jak třech účastnících, dosud velmi komplikované, zvládne nyní jediný organizátor během pár minut.
Ve sdíleném globálním adresáři najdou uživatelé kontakty nejen na všechny ostatní zaměstnance, ale i na externí příjemce, které tam jednoduše umístí administrátor.
Vhodnou pomůckou jsou také sdílené úkoly, pomocí kterých je možné sledovat nejen průběh plnění vlastních úkolů, ale i těch společných.
A v neposlední řadě se rapidně zvýšila bezpečnost přenášených dat. Doposud měl úřad možnost posílat zprávy jen po nezašifrovaném POP3 a SMTP kanálu, což se nyní změnilo.
Obchodní dopady
Administrátoři uvádí hlavně vysokou dostupnost. Prevence pádu poštovního systému, ztráty e-mailů a znemožnění fungování úřadu je pro ně velmi důležitá. Tuto výhodu navíc získali bez nasazení nákladné infrastruktury, která jinak při on-premise řešení bývá nezbytnou.
