Společnost Roche se řadí do čela světových farmaceutických firem zaměřených na výzkum. V oboru biotechnologií je dokonce na první příčce.
„Díky nasazení Google Apps je náš poštovní systém rychlejší a flexibilnější. Uživatelé mohli díky podpoře ze strany Infinity bez přerušení vykonávat svojí práci a bez problémů se zorientovali v nových funkcionalitách cloudové služby.“
Petr Polívka, vedoucí IT, Roche s.r.o.
Úkol
Nahradit stávající poštovní řešení modernější a flexibilnější
cloudovou službou.
Konkrétně se jednalo o
přechod ze systému Microsoft Exchange, který se již blížil hranici své životnosti, na
komplexní cloudové řešení Google Apps. Celý proces migrace a nasazení Google Apps byl naplánován na základě modelu, který byl již předtím u společnosti Roche použit v jiných zemích. Ve společnosti bylo předem vytipováno a proškoleno několik klíčových uživatelů, tzv. Google Leads, kteří měli po přechodu na Google Apps plnit roli jakési základní podpory ostatních uživatelů, svých kolegů.
Vše samozřejmě zastřešovalo IT oddělení společnosti Roche s.r.o. Krom toho si ale pro první fázi vyžádali spolupráci specialistů ze společnosti Infinity a.s., s níž v oblasti IT dlouhodobě spolupracují a která disponuje i kompetencemi pro cloudové služby.
Řešení
První fáze, která trvala cca. dva týdny, zahrnovala
sérii uživatelských školení, migraci dat do nových mailboxů a faktický přechod uživatelů z původního emailového řešení do prostředí Google Apps. Pro uživatele to znamenalo
seznámit se odlišnou logikou Google Apps (fungujících výhradně v okně webového prohlížeče) oproti Microsoft Exchange (a aplikaci Microsoft Outlook) a osvojit si ovládání a fungování Google Mail, Google Calendar a prohlížeče Google Chrome.
Po přípravě výukových materiálů
proběhlo půldenní školení pro všechny uživatele, rozdělené do několika skupin za účelem větší efektivity. Při školení bylo popsáno celé řešení a jeho principy, odlišnosti oproti původnímu systému, a byly předvedeny základní scénáře práce s Google Apps a ovládání v konkrétních případech. Vedle toho probíhala paralelně migrace dat – konkrétně archivů emailů a kalendářů – do Google Apps.
Hned poté se jednorázově přešlo na nové řešení a uživatelé museli ke komunikaci začít využívat Google Mail. Zatímco interní IT oddělení řešilo dobíhající migraci dat a případné chyby a incidenty ve spolupráci s podporou společnosti Google, externisté z Infinity
poskytovali podporu přímo uživatelům v jejich kancelářích. To zahrnovalo i doškolování uživatelů, kteří se z pracovních či jiných důvodů nemohli školení zúčastnit. Individuální přístup umožňoval projít typické uživatelské scénáře, jít do detailu a zodpovědět konkrétní dotazy. Vzhledem k tomu, že u některých uživatelů ještě nebyl zcela dokončen proces migrace, bylo nutné s některými uživateli řešit jejich stížnosti ohledně chybějících dat. Při objevení zásadnějších problémů byl incident zaznamenán a předán IT oddělení, které ho dále řešilo s podporou Googlu.
Uživatelé byli po tyto dva týdny jednak opakovaně navštěvováni na svých pracovištích a jednak měli možnost si specialisty sami zavolat v případě nejasností či problémů. Smyslem této podpory bylo kromě opětovného proškolení a řešení potíží uživatelů především
uvolnění atmosféry napjaté rychlým přechodem na zcela nové řešení, odlišné od dlouho využívaného předcházejícího systému.
Výsledky
Během prvního týdne se
podařilo dokončit migraci, takže všichni uživatelé měli přístupnou starou poštu a mohli ji dále zpracovávat a
archivovat pro nový poštovní systém. Podařilo se také rozptýlit obavy z nového a neznámého řešení a dále už uživatelé spíše konstruktivně řešili konkrétní dotazy týkající se ovládání jednotlivých aplikací.
Konkrétně byly nasazeny
aplikace Google Mail a Google Calendar, které se podařilo začít používat na původních datech uživatelů a propojit ho s dalšími využívanými aplikacemi. Uživatelé mohli
po zaškolení dál vykonávat svou práci a postupně začít využívat i novou funkcionalitu, kterou jim řešení Google Apps přineslo.
Obchodní dopady
Komplexní moderní cloudové řešení firemní pošty od Google umožňuje
flexibilnější správu a využití všech možnosti, nabízených Google Apps.
