PMDP: Nový SharePoint portál sjednotil zpracování procesů a správu dokumentů

Provozování městské veřejné dopravy v Plzni a okolí, dodávky a provozování elektronického odbavovacího a rezervačního systému a další. 

Nový portál nám zajistil lepší dostupnost informací pro naše zaměstnance a výrazně zlepšil kvalitu zpracování firemních  Work Flow procesů. Integrace dokumentů a vybraných aplikací na jedno „místo“ nám ušetřila významné % času. Strukturovaná evidence smluv, dopravních nehod, příchozí a odchozí pošty zefektivňuje práci s daty a umožňuje rychlý přístup ke klíčovým dokumentům.Ing. Pavel Šindelář, vedoucí IT oddělení, PMDP

Úkol

Modernizace a sjednocení vybraných  procesů ve společnosti. Informační systém PMDP byl před implementací portálu značně roztříštěný a nekonzistentní, což vycházelo z historického vývoje. Stávající aplikace bylo možné rozdělit do přibližně čtyř skupin. Zaprvé informační systémy, které v podstatě nevyužívaly žádným způsobem elektronizaci. Zadruhé IS, které byly založeny na sdílení dokumentů vytvořených v nesíťových aplikacích typu MS Word, MS Excel apod. Třetí kategorií byly pak v podstatě jednoúčelové aplikace založené na bázi nesíťových řešení. Čtvrtou kategorií byla síťová řešení typu klient/server. Některé z aplikací různými způsoby komunikovaly se systémem SAP. Společnost nebyla s touto situací spokojena, a proto hledala moderní řešení, které by povýšilo současné IT  na vyšší úroveň a sloužilo jako stabilní základna pro rozvoj IT po mnoho dalších let. Měla přitom hned několik klíčových požadavků:

• zajištění větší dostupnosti a přehlednosti informací pro uživatele,
• náhradu zastaralých a integraci stávajících aplikací do jednotné platformy,
• převod a integraci stávajících dokumentů a aplikací,
• zavedení jednotného schvalovacího systému,
• vytvoření aplikací na míru, které pomohou uživatelům s jejich specifickou agendou.

Řešení

V PMDP se rozhodli pro implementaci portálového řešení Microsoft SharePoint.  Jako partner byla ve výběrovém řízení zvolena společnost Infinity a.s.  Kvůli velkému rozsahu byl projekt rozdělen do tří samostatných etap. Každá etapa obsahovala kompletní činnosti od detailní analýzy přes specifický vývoj, uživatelské testování až po vlastní školení uživatelů.  Využitím tohoto přístupu bylo možné každé agendě a aplikaci věnovat dostatek času a úsilí. To zajistilo vysoké splnění uživatelských požadavků.  Díky tomu si uživatelé ve velmi krátké době systém osvojili a opravdu jim pomáhá v jejich dennodenních úkolech. Systém MS SharePoint v sobě integruje opravdu širokou škálu agend, které se v rámci provozu PMDP vyřizují. Mimo jiné bylo v rámci řešení implementováno následující:

• Intranetový portál

Vytvoření portálové platformy, která slouží jako jednotné místo na sdílení dokumentů a informací. Součástí byla migrace a konsolidace dat a dokumentů z různých datových úložišť. Portál také slouží pro sdílení informací mezi PMDP a jeho dodavateli a partnery. Portál dále slouží pro publikaci řízené dokumentace společnosti.

• Aplikace Evidence smluv

Implementace centrální evidence smluv včetně řízení životního cyklu smluv a kompletního připomínkového a schvalovacího procesu.

• Evidence příchozí a odchozí pošty

Implementace aplikace na správu příchozí a odchozí korespondence společnosti včetně souvisejících procesů – spisová služba.

• Evidence dopravních nehod

Vytvoření aplikace na míru pro potřebu evidence a procesního zpracování dopravních nehod řidičů. Zajištění komunikace s pojišťovnami a kontrola ekonomiky i plateb online provázáním s ekonomickým systémem SAP.

• Žádanky – řízení interních procesů

Velká část projektu byla zaměřena na elektronizaci a zjednodušení interních schvalovacích procesů.  Každý proces byl detailně zanalyzován a nasazen v elektronické verzi. Mimo jiné jde o:

• automatizace interních žádanek,
• žádanku o dovolenou,
• cestovní příkazy – vyúčtování služebních cest,
• požadavek na likvidaci majetku,
• požadavek na obsazení pracovního místa, DPČ.

• Spolupráce projektových týmů

Zaveden jednotný systém na řízení a sledování projektů. Projekty jsou formálně řízeny od projektového záměru, přes realizaci, vyhodnocení a archivaci. K projektům se vykazují veškeré činnosti a lze je průběžně kontrolovat z pohledu časového i finančního.  Součástí je i jednotné úložiště všech projektových informací a dokumentů na jednom místě.

• Opravy vozidel

Aplikace, pomocí které si pracovníci společnosti  PMDP předávají informace o vozidlech a řešení jejich závad se smluvním dodavatelem údržby.  Z pohledu PMDP se jedná o důležitou aplikaci, protože její nefunkčnost může negativně ovlivnit dostupnost vozidel MHD. 

Výsledky

Klíčové přínosy, které má pro PMDP nový portál, spočívají zejména v následujícím:

• Přechod od papírové agendy k elektronické.
• Využití databáze Active Directory k  jednotné autentizaci uživatelů. Ti si nemusejí pamatovat množství přihlašovacích údajů a hesel.
• Sjednocené ovládání všech aplikací – prostředí webové aplikace známé převážné většině uživatelů z běžného používání internetu – z toho plynoucí snížení nároků na uživatelův čas, snížení počtu případných uživatelských chyb, snížení nákladů na školení a snížení počtu žádostí o pomoc HelpDesku.
• Dostupnost aplikací z libovolného místa uvnitř společnosti – vyžadují pouze přihlášení uživatele do domény a webový prohlížeč.
• Centrum vyhledávání – sjednocené vyhledávání v několika zdrojích.
• E-mailové notifikace.
• Zpracování procesů ve společnosti pomocí workflow, tj. definováním pracovních postupů a jejich současnou automatickou kontrolou.
• Možnost různých pohledů na data, generování sestav.
• Evidence přístupů k dokumentům a záznamům (Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů).
• Efektivita – celý proces funguje mnohem rychleji, významně se zkracuje čas potřebný na zpracování dokladu.  Minimalizuje se riziko nedodržení splatnosti, termínů vyřízení atd.  
• Vyšší bezpečnost – systém má striktně definovaná pravidla a přístupová práva pro jednotlivé uživatele. Každý uživatel má přístup jen k informacím, které jsou pro něj určeny. 
• Vyšší kontrola a transparentnost – jednotlivé procesy zpracování jsou definovány dle transparentních pravidel. Minimalizují se tak různé výjimky, které běžně ve společnostech existují. Velmi efektivně lze kontrolovat činnost jednotlivých pracovníků. Součástí řešení je i definice upomínek, v případě nesplnění úkolu v termínu atd.
• Dynamičnost – řešení je navrženo univerzálně.  Lze jej upravovat a dále rozvíjet.

Obchodní dopady

Systém MS SharePoint přinesl Plzeňským městským dopravním podnikům integritu IT, díky které může společnost mnohem pružněji reagovat na veškeré události, které se v jejím běžném, ale i případně krizovém provozu objeví.