Dceřiná společnost Fischer (Německo) v Česku a logistická základna pro Slovensko.
Informační systém musí maximálně podporovat uživatele. Rozhodně to není jen systém pro hlídání finančních dat. Peníze se nedělají ve firmě, ale v konkurenčním boji. A v něm nám Microsoft Dynamics AX maximálně pomáhá, a to i proto, že jsme věnovali velké úsilí procesní analýze a promítnutí naší hlavní konkurenční výhody do celého systému.Vladimír Zámečník, vedoucí projektu ve Fischer International.
Úkol
Implementace nového podnikového informačního systému.
Původnímu ERP ve Fischer International vypršela podpora od výrobce v roce 2010. Navíc externí sklad, klíčový pro zásobování českého a slovenského trhu, používal vlastní ERP systém, s tím ve Fischer International propojený jen prostřednictvím EDI rozhraní. V tom často docházelo k výpadkům a ani spojení nebylo zcela stoprocentní.
Společnost se proto rozhodla najít nový systém, který by dokázal pokrýt téměř 1 200 procesů ve firmě a uměl pomoci s vyřešením logistiky v externím skladu. Klíčové požadavky na nový systém byly, aby měl garantovanou dlouhou podporu i životnost od samotného výrobce, aby patřil mezi špičku v dané oblasti a konečně aby nabídl kvalitního implementačního partnera. Nový systém měl tedy obsloužit všechny agendy toho stávajícího, navíc přidat možnost finančního controllingu dle německých norem, nasadit řízení externího skladu a nahradit samostatný systém nasazený v podnikové prodejně. Fischer International proto nakonec zvolil Microsoft Dynamics AX a jeho implementací pověřil společnost Infinity a.s., se kterou měl dlouhodobě velice dobré zkušenosti a vztahy.
Řešení
„Implementace nového systému ve Fischer International byla zahájena hned v lednu 2010, a to půlroční důkladnou procesní analýzou, na které spolupracovali nejen klíčoví uživatelé – tj. vedoucí jednotlivých oddělení – ale také celá řada dalších zaměstnanců. Celkem se na ní podílela téměř polovina firmy. Během šesti měsíců náš implementační tým ve spolupráci s nimi detailně popsal, optimalizoval a případně i vypustil na 1 200 procesů,“ přibližuje složitý proces Petr Macák, vedoucí divize Podnikových aplikací v Infinity. Finální přechod na Microsoft Dynamics AX, a to i v externím skladu, se pak uskutečnil počátkem ledna 2011 a již během prvního pracovního dne bylo odbaveno 150 zákazníků. V následujících dvou měsících proběhlo doladění všech funkcí i nastavení a systém přešel do plnohodnotného ostrého provozu.
Výsledky
Nasazení nového systému přineslo již od prvního dne obrovské změny. V externím skladu došlo skokově k 50% poklesu chybovosti a vyskladňování zboží se zrychlilo o neuvěřitelných 20 %. Navíc přibyla funkce odeslání nekompletních objednávek, kdy mohou zákazníci označit, které položky nutně potřebují a bez kterých se prozatím obejdou. Pokud tedy není některé – pro zákazníka méně prioritní – zboží skladem, zákaznický servis ho kontaktuje s informací, že vše podstatné pro něj má a nabídne možnost objednávku rozdělit a požadované zboží distribuovat přednostně. Interně pak došlo k výraznému zlepšení komunikace mezi skladem a zákaznickým servisem. Ten má kdykoliv přesné informace o tom, v jakém stavu je zpracování té které objednávky. A velkým přínosem bylo také odstranění výpadků informačního systému externího skladu.
Systém však přinesl i personální úspory. Díky restrukturalizaci některých procesů a přímého propojení informačního systému slovenské pobočky do objednávkového systému Microsoft Dynamics AX firma ušetřila dva zaměstnance na Slovensku a jednoho v Čechách. Navíc i v okamžiku, kdy slovenská pobočka během dvou let obratově roste o 50 % a ta česká o 20 %, nemusela firma najmout jednoho jediného zaměstnance navíc, a to ani do finančního oddělení, kterému adekvátně vzrostl počet fakturací a účetních položek.
Automatizací a zjednodušením řady interních procesů navíc poklesla i administrativní zátěž, díky čemuž mohou zaměstnanci věnovat méně času papírování a více zákazníkům a jejich potřebám. Microsoft Dynamics AX také umožnil firmě jednoduše přejít na nový jednotný číselník více než 8 000 produktů, přičemž pro zákazníky zůstala zachována možnost objednávky podle starého národního číselníku.
K pozitivním změnám došlo i v oblasti finančního řízení. Vedle nových možností finančního controllingu a přípravy sestav dle německých předpisů systém nabídl také možnost pracovat s finančními údaji v reálném čase. Každý den je tak plně automaticky prováděna finanční uzávěrka a kontrola všech klíčových ukazatelů včetně plnění plánu. Ráno pak každý zaměstnanec obdrží elektronickou poštou stručný výtah klíčových ukazatelů. Z nich si může odvodit výši své motivační složky, kterou dostane na konci měsíce vyplacenu ke mzdě. Tento nástroj se ukázal jako velice efektivní v oblasti motivace zaměstnanců a přispěl tak k rychlému růstu firmy. Finanční oddělení si navíc pochvaluje přímé provázání a bezproblémovou spolupráci Microsoft Dynamics AX s Excelem, který je využíván pro výměnu některých dat s německou centrálou.
Obchodní dopady
Nasazení nového systému přineslo již od prvního dne obrovské změny. V externím skladu došlo skokově k 50% poklesu chybovosti a vyskladňování zboží se zrychlilo o neuvěřitelných 20 %. Systém přinesl i personální úspory a k pozitivním změnám došlo i v oblasti finančního řízení.
