Dům dětí a mládeže Znojmo: Služby MS Office 365 zajišťují hladký chod
Pro implementaci našeho řešení jsme si vybrali právě Infinity pro jejich bohaté zkušenosti jak s informačními systémy, tak i s cloudovými službami. Při vlastním návrhu informačního systému brali v úvahu nejen naše požadavky, ale dokázali jít i za jejich rámec a navrhnout nám unikátní řešení s možností dalšího rozvoje. Jan Alexa, zástupce ředitele Domu dětí a mládeže Znojmo
Úkol
Vybrat a implementovat vhodnou informační podporu řízení organizace.
Mezi hlavní problémy, se kterými se Dům dětí a mládeže Znojmo potýkal, patřily absence centrálního úložiště dokumentů, roztříštěná e-mailová komunikace v privátních poštovních schránkách, chybějící plánování a koordinování aktivit pracovníků a nedostatečné nástroje pro jejich následné vyhodnocování. S nárůstem počtu kroužků a nepravidelných akcí se problémy s absencí sofistikovaného informačního systému začaly značně prohlubovat, proto bylo rozhodnuto o nutnosti změny.
Řešení
Služby, poskytované Microsoft Office 365, splňují mnohdy protichůdné požadavky organizace Dům dětí a mládeže Znojmo, tedy flexibilní informační systém, rozsáhlou podporu, bezproblémovou dostupnost přes veřejný internet a nenáročnost na infrastrukturu.
Po úvodním rozsáhlém testování služeb MS Office 365 v Domově potvrdily výsledky jednoznačně vhodnost zvoleného řešení. V další fázi proběhl návrh celého řešení, který zahrnoval veškerá specifika organizace chodu Domu dětí a mládeže Znojmo, tedy především rozsáhlý počet uživatelů, kteří musí mít možnost přistupovat do systému bez ohledu na místo a čas, kde se právě nachází, a to včetně možnosti práce přes mobilní telefony. Systém musel obsahovat úložiště dokumentů, práci s elektronickou poštou, kalendáři a možnost jednoduchého projektového řízení a workflow.
Všechny tyto funkcionality byly ve finále zahrnuty do jednotného řešení přístupného pro zaměstnance přes intranetový portál. Další funkcionality jsou přístupny pomocí publikovaných webů, a to jak veřejných, tak i uzavřených pro konkrétní komunity návštěvníků jednotlivých kurzů.
Rozpětí celého projektu od fáze ukončení testování přes analýzy a návrh řešení až po rutinní užívání systému bylo šest měsíců. Tento časový rozsah byl zvolen nikoli s ohledem na značnou náročnost projektu, ale s ohledem na pracovní vytížení zaměstnanců, především těch externích.
Výsledky
Nové řešení zcela eliminovalo dosavadní problémy. Cílem celého řešení bylo vybudovat takový informační systém, který by byl schopen nejenom podporovat řízení organizace Dům dětí a mládeže Znojmo v rozsahu jejích současných aktivit, ale byl schopen i následného dalšího růstu.
Cloudové řešení, procesní model práce, možnost dalšího rozšiřování systému o nové funkcionality a především nízké náklady na provoz informačního systému, to vše organizace v MS Office 365 získala. Jednotný informační systém je schopen poskytovat nejenom dostatek podkladů pro řízení a strategické rozhodování managementu organizace, ale především značně usnadňuje komunikaci mezi zaměstnanci a zlepšil kapacitní plánování.
Sjednocujícím prvkem informačního systému jsou dva propojené portály, které představují ergonomicky dobře řešený pracovní nástroj pro zaměstnance a přehledné informační prostředí pro návštěvníky kroužků a jejich rodiče.
Obchodní dopady
Nový systém poskytuje nejenom dostatek podkladů pro řízení a strategické rozhodování managementu organizace, ale především značně usnadnil komunikaci mezi zaměstnanci a zlepšil kapacitní plánování.