Prolomení chaosu: Jak efektivně zmapovat a optimalizovat proces závěrky ve firmě?

Pro mnohé společnosti je proces závěrky každoroční výzvou a zkouškou nervů. Existují však i podniky, které tuto činnost zvládají s přehledem. A to díky pečlivě nastaveným procesům a spolehlivým systémům.

Častým důvodem problematického a nedotaženého procesu závěrky bývají nevyřešené otázky kompetencí a zodpovědností zúčastněných osob či návaznosti jednotlivých činností. Běžně se také stává, že firma se ve snaze vše zjednodušit dostane do pomyslného začarovaného kruhu – při hledání řešení nevyřešených otázek zjistí, že najít toto řešení je extrémně obtížné právě proto, že proces je nedotažený… Následně se do všeho zamotá, tápe a z původně plánovaného zjednodušení jsou jen komplikace, které utnou jakýkoliv pokus o vylepšení. Je vám to povědomé? Nezoufejte. Připravili jsme přehled základních okruhů a otázek, na které se v rámci procesní analýzy zaměřit. Postupujte systematicky, krok za krokem:

Co vše závěrka vlastně zahrnuje?

Základem pro úspěšně zvládnutou závěrku je znalost toho, jak celý proces funguje. K tomu slouží tzv. „mapování procesů“. Mapování vám pomůže odhalit slabá místa procesu a ukáže vám, které úkony vyžadují nejvíce úsilí a času. Zároveň díky němu zkontrolujete, jestli máte veškerá potřebná data v jednom systému, nebo zbytečně ztrácíte čas přesouváním a také si můžete ověřit, jestli soubory a dokumenty ukládáte a sdílíte efektivně a přehledně. Může se to zdát jako drobnost, ale sjednocené názvy souborů a jejich ukládání tak, aby je všichni zúčastnění pohodlně našli, udělají hodně.

Toto samozřejmě neplatí nejen v případě závěrky, ale napříč procesy v celé společnosti. Nesystematičnost bez plánu a jasně nastavených procesů a pravidel obvykle vede ke komplikacím.

Jak tečou data a přes jaké systémy?

Když už máte zkontrolováno, zda pojmenováváte a ukládáte potřebné soubory tak, aby se v nich lidé vyznali, zaměřte se hlouběji na problematiku dat a informací – kde přesně máte veškerá data uložena? Kdo všechno k nim má přístup? Jste schopni data ze systému dostat nejen rychle, ale i v potřebné formě a kvalitě? Jak dlouho čekáte na dodání jednotlivých dat a kolik lidí s nimi musí pracovat, aby byla prezentovatelná? Pro uzavření účetních knih například potřebujete vědět, kolik bylo vygenerováno výnosů. K tomu jsou potřeba data nejen z prodeje, ale i z řady dalších oddělení, která ovlivňují příjmy. Většinou potřebujete i data týkající se skladových zásob či dlouhodobého majetku a další podklady pro hlášení. Pečlivé zmapování a optimalizace tohoto procesu je skutečně na místě.

Kdo má jaké kompetence a zodpovědnosti?

Osoba, která má ve firmě zodpovědnost za závěrku jako celek, bývá celkem jasná. Ale víte, kdo další je do procesu zapojen a co přesně má na starosti? A vědí všichni zapojení, v jaké formě, kdy a komu mají svou vypracovanou část projektu předat? Pokud ne, zaměřte se na nápravu a zajistěte, aby všichni zaměstnanci, kteří se na závěrce podílí, měli přehled o tom, jak přesně cely proces probíhá – zjednodušeně kdo, kdy, co a komu. Bez toho bude stále docházet ke zbytečným zpožděním a nedorozuměním.

Když už máte celý proces řádně zmapovaný, přidáváme ještě několik tipů, jak si ho zjednodušit:

Jednodušší účetní osnova

Čím objemnější účtová osnova, tím více chyb. Zjednodušení stovek různých kódů účtů a jejich obměn usnadní život nejednomu zaměstnanci. Ale pozor, před zjednodušením účetní osnovy nezapomeňte najít nový způsob sledování výkonu a reportingu – účetní osnova obvykle bývá nafouklá proto, že firma sleduje provozní výkonnost a účetní systém je pro ni jediným způsobem, jak to udělat.

Mezipodnikové účetnictví

Podnikáte ve více entitách, které mezi sebou obchodují? Potom vám pojmy jako „eliminace“ nebo „konsolidace“ nebudou úplně cizí. Jak se řeší vzájemné transakce a obchody mezi jednotlivými entitami a obchodními jednotkami? Kdo je zodpovědný za jednotlivé závěrky na úrovni samotných entit a kdo následně zodpovídá za proces konsolidované závěrky? Jakým stylem probíhá komunikace? Jsou procesy nastavené správně už na úrovni entit? Používáte software na mezipodnikové transakce nebo vám stačí Excel? Vyplatí se standardizovat proces závěrky pro všechny vaše entity? Zmapujte a vyhodnoťte, která entita má nejlépe zorganizovaný proces a použijte ji jako mustr pro ostatní

Checklist

Sestavte si závěrkový checklist, díky kterému budete pořád vědět, kde přesně se v procesu nacházíte, kdo je za co zodpovědný, jak na sebe jednotlivé kroky navazují, jaké aktivity a jednotlivé mezikroky pokrývají a v jakém časovém horizontu. Tento přehled vám usnadní práci, zjednoduší orientaci a zpřesní časový rámec. Nepotřebujete na to žádný speciální program, postačí tabulka v excelu, kterou budete sdílet na cloudovém uložišti nebo v jiném systémovém řešení, které používáte.

Zaujaly vás naše tipy? Rádi vám pomůžeme s jejich realizací. Pár hodin práce zkušeného konzultanta a jeho „pohled zvenčí“ vám pomůže nejen zmapovat a zhodnotit vaše dosavadně nastavené systémy, ale i navrhnout optimální řešení, jak proces závěrky maximálně zjednodušit a zefektivnit. Z této investice můžete těžit mnoho let a usnadnit práci sobě samým, svým nejbližším kolegům i celému kolektivu.