Naše reference: Office 365 pro Dům dětí a mládeže Znojmo

Dům dětí a mládeže Znojmo je příspěvkovou organizací, jejíž hlavní náplní je poskytování volnočasových aktivit především pro děti. Organizace má deset stálých pracovníků a více než sto externích spolupracovníků – odborných vedoucích zájmových kroužků. Microsoft Office 365 bude pomáhat Domu dětí a mládeže Znojmo s efektivní organizací kroužků a volnočasových aktivit dětí a mládeže. Hlavní náplň činností DDM Znojmo je velice náročná na organizaci. Rozsah aktivit zahrnuje na jedné straně pravidelné zájmové kroužky s pevně danou strukturou a obsahem, na druhé straně jsou to nepravidelné aktivity. Tyto nepravidelné aktivity představují sice menší část náplně domu dětí, avšak vyžadují vyšší podíl spolupráce a koordinace. Jednou z možností, jak efektivně řídit takto rozsáhlou organizaci, je oprostit se od standardních řešení a přejít na řešení hostované na bázi intranetové technologie, které by splňovalo veškeré nároky na rychlé, efektivní a jednoduché řešení. Koordinovat činnost takto rozsáhlé organizace, kde část zaměstnanců je kmenových a část smluvních, realizovat náročné projekty, a to vše ve spojení s maticovou organizační strukturou, představovalo enormní časovou zátěž pro management organizace. Ve výsledku pak informace nutné pro rozhodování a koordinaci činností byly většinou neúplné a částečně i obtížně získatelné. Cílem celého řešení je vybudovat takový informační systém, který by byl schopen nejenom podporovat řízení organizace v rozsahu jejích současných aktivit, ale byl schopen i následného dalšího růstu v závislosti na případných změnách portfolia nabízených produktů a služeb. Celý systém musí rovněž splňovat i kritérium minimalizace nákladů na vybudování nové nutné infrastruktury a především minimalizace nákladů na jeho následnou údržbu. Z těchto důvodů se vedení organizace Dům dětí a mládeže Znojmo rozhodlo pro testování cloudových služeb Office 365 od společnosti Microsoft.

Řešení

Vedení Domu dětí a mládeže Znojmo se rozhodlo ve spolupráci se společností Infinity vybrat vhodný informační systém na jednotné technologické platformě, bez nutnosti rozsáhlých investic do infrastruktury a s finančně nenáročným modelem následné podpory. Jako jednoznačně nejvhodnější produkt, který splňuje veškeré tyto požadavky, byly vybrány cloudové služby Office 365 od společnosti Microsoft. Právě tyto služby splňují mnohdy protichůdné požadavky organizace, tedy flexibilní informační systém, rozsáhlou podporu, bezproblémovou dostupnost přes veřejný internet a nenáročnost na infrastrukturu. V úvodu proběhlo rozsáhlé testování služeb Office 365 organizací Dům dětí a mládeže Znojmo. Výsledky daly jednoznačně kladnou odpověď na vhodnost zvoleného řešení. V další fázi proběhne návrh celého řešení, který musí zahrnovat veškerá specifika organizace chodu Domu dětí a mládeže Znojmo, tedy především rozsáhlý počet uživatelů, kteří musí mít možnost přistupovat do systému bez ohledu na místo a čas, kde se právě nachází, a to včetně možnosti práce přes mobilní telefony. Systém musí obsahovat úložiště dokumentů, práci s elektronickou poštou, kalendáři a možnost jednoduchého projektového řízení a workflow. Všechny tyto funkcionality budou ve finále zahrnuty do jednotného řešení přístupného pro zaměstnance přes intranetový portál. Další funkcionality budou přístupny pomocí publikovaných webů, a to jak veřejných, tak i uzavřených pro konkrétní komunity návštěvníků jednotlivých kurzů. Rozpětí celého projektu od fáze ukončení testování přes analýzy a návrh řešení až po rutinní užívání systému nepřekročí šest měsíců. Tento časový rozsah byl zvolen s ohledem nikoli na značnou náročnost projektu, ale s ohledem na pracovní vytížení zaměstnanců, především těch externích.

Přínosy

Očekávané přínosy, které lze již dnes deklarovat, budou zcela eliminovat dosavadní problémy. Vznikne jednotný informační systém, který bude schopen poskytovat nejenom dostatek podkladů pro řízení a strategické rozhodování managementu organizace, ale především značně usnadní komunikaci mezi zaměstnanci a zlepší kapacitní plánování. Sjednocujícím prvkem informačního systému budou dva propojené portály, které budou představovat ergonomicky dobře řešený pracovní nástroj pro zaměstnance a přehledné informační prostředí pro návštěvníky kroužků a jejich rodiče.

„Cloudové řešení, procesní model práce, možnost dalšího rozšiřování systému o nové funkcionality a především nízké náklady na provoz informačního systému jsou jedním z důvodů, proč jsme se rozhodli testovat aplikaci Office 365. Testování máme za sebou a dnes již víme, že řešení informačního systému na platformě Office 365 je plně schopno pokrýt veškeré naše požadavky.“

Jan Alexa, zástupce ředitele Domu dětí a mládeže Znojmo

Hlavní přínosy řešení:

• Sjednocená komunikace
• Centrální úložiště dokumentů
• Kapacitní plánování a sledování plnění úkolů
• Možnost práce se systémem přes veřejný intranet
• Úspory v oblasti tvorby infrastruktury a následného servisu informačního systému

Rozhovor s panem Janem Alexou, zástupcem ředitele Domu dětí a mládeže

Co je hlavní náplní Vaší organizace?

Dům dětí a mládeže Znojmo je příspěvkovou organizací zřízenou Jihomoravským krajem, jejíž hlavní náplní je poskytování volnočasových aktivit pro děti, studenty a dospělé. Organizujeme kromě pravidelných činností, akce, soutěže, výstavy, pracujeme s talentovanou mládeži a organizujeme pobytové akce a tábory. Plníme funkci výchovně vzdělávací a rekreační. Naše zařízení má 17 stálých pracovníků (z toho 10 pedagogických) a kolem osmdesáti externích pracovníků. Působíme ve městě Znojmo a přilehlém okolí. Aktivně spolupracujeme s městem Znojmem, Jihomoravským krajem a se školskými organizacemi.

Jaké problémy vás jako zájmovou organizaci nejvíc zatěžovaly v oblasti IT?

Mezi hlavní problémy, se kterými se organizace potýkala, patřila: absence centrálního úložiště dokumentů, roztříštěná e-mailová komunikace v privátních poštovních schránkách, chybějící plánování a koordinování aktivit pracovníků a nedostatečné nástroje pro jejich následné vyhodnocování.

Vzhledem k vašim požadavkům jste projevovali zájem o službu Office 365. V čem jste očekávali přínos toho řešení?

Cílem celého řešení bylo vybudovat takový informační systém, který by byl schopen nejenom podporovat řízení organizace v rozsahu jejích současných aktivit, ale byl schopen i následného dalšího růstu. Cloudové řešení, procesní model práce, možnost dalšího rozšiřování systému o nové funkcionality a především nízké náklady na provoz informačního systému je jeden z důvodů, proč jsme se rozhodli testovat aplikaci Office 365.

Foto: Příměstský tábor, zdroj DDM Znojmo

Jak byste shrnul dosavadní průběh projektu?

V úvodu proběhlo rozsáhlé testování služeb Office 365, jehož výsledky daly jednoznačně kladnou odpověď na vhodnost zvoleného řešení. V další fázi proběhne návrh celého řešení, který musí zahrnovat veškerá specifika organizace chodu Domu dětí a mládeže, tedy rozsáhlý počet uživatelů, nutnost úložiště dokumentů, práce s elektronickou poštou, jednoduché projektové řízení a workflow. Rozpětí celého projektu nepřekročí šest měsíců.

Proč jste se rozhodli oslovit s nasazením právě naši společnost?

Cloudové služby implementované společností Infinity a.s. byly vybrány z důvodu jednotné technologické platformy systému a minimálních investic do infrastruktury a následné podpory.