Povinnosti obchodních korporací: nepodceňujte jejich pravidelnou aktualizaci
Nepodceňujte pravidelnou kontrolu povinností, které musíte jako společnost dodržovat
V českém podnikatelském prostředí existuje množství povinností, které musí každá obchodní korporace splňovat. Zejména pro zahraniční subjekty může být poněkud náročné orientovat se ve stále se měnící legislativě a dodržovat veškerá nově nastavená pravidla. Pojďme si tyto povinnosti krátce připomenout:
Registrace a zápisy jsou základ
Mezi základní povinnosti vedle vedení účetnictví, daňové registrační povinnosti a dalších případných registrací (OSSZ, zdravotní pojišťovny a další) patří povinnost aktualizovat zápisy v obchodním rejstříku a zakládat listiny do Sbírky listin. To v praxi znamená, že v případě jakékoli změny skutečností zapsaných v obchodním rejstříku musí statutární orgán obchodní korporace podat bez zbytečného odkladu návrh na zápis těchto změn. Jednou z posledních novinek, která vešla v platnost v roce 2021, je změna zápisu v případě, že má společnost uvedený neurčitý předmět podnikání. Předmět podnikání vymezený jako „Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“ už nesplňuje požadavek určitosti a společnosti musí své obory podnikání konkretizovat. Mnoho z nich to však stále neudělalo.
V rámci registračních povinností by obchodní korporace neměly zapomenout ani registraci provozovny spolu s příslušnými předměty podnikání na Živnostenském úřadě a označení sídla i provozovny minimálně obchodní firmou a identifikačním číslem (IČ) v místě sídla společnosti.
MEZI DALŠÍ POVINNOSTI SE PAK ŘADÍ:
- Pravidelné vybírání datové schránky,
- Zřízení internetových stránek u akciové společnosti,
- Vyplňování statistických výkazů ČSÚ,
- Oznamování změn na úřady,
- Další daňové, EORI registrace,
- Zajištění LEI čísla a další registrace související s daným oborem podnikání.
Zakládání do Sbírky listin
Do Sbírky listin jsou obchodní korporace povinny zakládat listiny stanovené v zákoně o veřejných rejstřících, a to zejména aktuální znění zakladatelských dokumentů, rozhodnutí o volbě statutárního orgánu, účetní závěrky, výroční zprávy, zprávy o vztazích a další. Při nesplnění těchto povinností může být finančním úřadem vyměřena pokuta až do výše 3 % z hodnoty aktiv uvedené v účetní závěrce. Dle rejstříkového zákona pak může být rejstříkovým soudem uložena pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč. V krajním případě může soud zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací, případně také zahájit trestní stíhání obchodní korporace i členů jejího statutárního orgánu.
Evidence skutečných majitelů
Poměrně novou povinností je pak registrace skutečného majitele v evidenci, kterou vedou příslušné rejstříkové soudy. Podle české právní úpravy dopadá evidenční povinnost na právnické osoby se sídlem na území České republiky dle zákona o evidenci skutečných majitelů. Nesplnění povinnosti zapsat skutečného majitele může vést k problémům při běžném fungování společnosti (např. při vyřizování různých žádostí, případně odmítnutí poskytnutí nějaké služby – typicky založení bankovního účtu, vypovězení uzavřeného smluvního vztahu atd.) V konečném důsledku to může mít za následek uložení pokuty soudem až do výše 500 000 Kč nebo dokonce až k zákazu výplaty podílu na zisku.
Valná hromada
Statutární orgán obchodní korporace má také povinnost alespoň jednou za rok svolat valnou hromadu, která se musí konat nejpozději do šesti měsíců od posledního dne předešlého účetního období, tj. obvykle do 30. 6., protože do tohoto dne musí valná hromada projednat řádnou účetní závěrku společnosti.
Závěrem bychom rádi zmínili, že mnohé obchodní korporace se dodnes nepodřídily zákonu o obchodních korporacích z roku 2014.(ZOK) To může způsobit výkladové problémy při řízení společností, protože budou podléhat dvojímu právnímu režimu. Doporučujeme společnostem, aby společenské smlouvy (stanovy) přizpůsobily ZOKu a nechaly tuto změnu zapsat do obchodního rejstříku.
Nejste si jistí, že všechny tyto povinnosti stoprocentně splňujete? Chcete mít jistotu, že máte vše v pořádku a neuteče vám žádná legislativní novinka? Představujeme vám naši novou službu Pravidelné administrativní služby (Company Secretarial). Prostřednictvím pravidelného reportu (2x ročně) jsme schopni včas zachytit případné nesrovnalosti v jednotlivých registrech a obratem připravit návrh řešení. Tato služba je určena jak pro naše dlouhodobé zahraniční klienty, tak například pro klienty začínající s podnikáním v České republice, zkrátka pro každého, kdo chce mít jistotu, že je jeho společnost v souladu s platnými předpisy ČR.
