Digitalizace HR procesů je výhra pro firmu i její zaměstnance
Digitální technologie a sociální média mění svět okolo nás. Mění se i způsob, jakým společnosti podnikají, komunikuji a efektivně řídi interní procesy. Doba covidu nám jasně ukázala, že situace se může změnit doslova ze dne na den a poukázala na to, jak je důležité mít HR procesy co nejvíce digitalizované.
Jak tedy na úspěšnou implementaci a přetavení digitalizace do praxe? Prvním krokem by měla být analýza toho, jak dané HR procesy ve firmě vypadají a jak jsou nastavené. Díky této analýze zjistíte, jak procesy fungují, jaké jsou jejich vstupy a výstupy a vztahy. Po důkladné analýze je čas na identifikaci vyhovujícího IT řešení, které vám pomůže všechny procesy jednoduše a efektivně digitalizovat a dosáhnout tak časové a finanční úspory, ale také zredukovat papírování a standardizace daných procesů.
Obecně můžeme HR procesy rozdělit do několika základních oblastí. Jejich digitalizace pomůže všem – zaměstnavateli, stávajícím zaměstnancům i uchazečům o práci. První zásadní oblastí je hledání nových lidí a jejich nábor. Pro úspěch v této oblasti je zásadní rychlost výběru (příliš dlouhé rozhodování může firmu připravit o kvalitní uchazeče) a dobrá komunikace a koordinace uvnitř firmy, jelikož na výběru nových kandidátů se často podílí i více vedoucích pracovníků najednou. V rámci náboru navíc dochází k prvnímu kontaktu potenciálního zaměstnance s firmou a tato zkušenost nezřídka hraje velkou roli při přijímání pracovní nabídky.
Druhou velkou skupinou procesů jsou onboarding a offboarding zaměstnance. Hlavní roli zde hrají administrativa a dodržování určitých povinných termínů. Digitalizace a automatizace těchto procesů vám umožní výraznou úsporu času i zdrojů HR oddělení, nemluvě o tom, že si pohodlně zajistíte, aby se nezapomnělo na žádný z dlouhého seznamu potřebných dokumentů. V rámci digitalizace navíc získáte i digitální podpis, který je v dnešní době home-office nenahraditelný, šetří čas a dává zaměstnancům tolik žádanou flexibilitu.
Třetí zásadní oblastí je palčivé ukládání a správa dat o zaměstnancích, kde je třeba neustále myslet především na transparentnost, aktuálnost a zabezpečení. Díky vhodně nastavené digitalizaci budete mít jistotu, že všechny informace o vašich zaměstnancích jsou spravované v souladu se zákonem, jsou bezpečně uložené a všechny změny jsou zaznamenané. Zároveň získáte možnost analýzy a reportingu, což značně urychluje a zefektivňuje práci.
Čtvrtá oblast HR procesů je zaměřená na rozvoj a řízení talentů a úzce souvisí s kulturou organizace. Pro každého dobrého zaměstnavatele by mělo být extrémně důležité neustále vzdělávat své zaměstnance, uchovávat jejich know-how a průběžně vychovávat budoucí manažery. Souvisejícím procesem je hodnocení a zpětná vazba zaměstnance. Digitalizace vám opět umožní držet tyto důležité procesy pod kontrolou a mít veškeré potřebné informace aktualizované, přehledné a flexibilně k dispozici. Poslední velmi důležitou oblastí procesů jsou odměňování, benefity a nastavení motivačních programů. Automatizací a systémovým nastavením procesů opět ušetříte čas, peníze a minimalizujete chybovost, ke které bez digitalizace dochází velmi často, obzvlášť v případě větších podniků.
Atraktivním cloudovým řešením pro malé a středně velké podniky je například systém pro všechny HR procesy Bamboo HR, který je intuitivní a jednoduchý a zároveň velmi efektivní. V nabídce najdete základní balíček procesů HR managementu s takzvaným praktickým „self-servicem“ pro zaměstnance, který můžete dle výběru doplnit dalšími částmi, jako jsou balíčky Onboarding, Offboarding, Školení a další. S případnou implementací systému a následnou podporou vám samozřejmě pomůže tým odborníků.
A hlavní výhody případné změny? Na začátku získáte analýzu současného stavu společnosti, která se vždy hodí a díky následnému vylepšení HR procesů a odstranění případných chyb pomůžete k růstu a vyšší efektivitě. Výhody digitalizace, bez které už dnes další růst firem v podstatě není možný, vám velmi rychle vykompenzují vstupní náklady na tento přechod. Největšími výhodami digitalizace jsou bezpochyby omezení papírovaní a s tím související úspora času a větší transparentnost, bezpečně uložená data a možnost s nimi dále efektivně pracovat pomocí analýz, zjednodušení reportingu a zaznamenávaní odpracované doby, finanční úspora a automatizace rutinních činností. Zaměstnancům pak digitalizace v oblasti HR přinese větší flexibilitu, jednodušší vykazování dovolené, nemocenské, rychlejší zaznamenávání změn v osobních údajích a v neposlední řadě také rychlejší a transparentnější průběh výběrových řízení. Alternativou pro společnosti různých velikostí v Česku i na Slovensku může být také mzdový a personální systém Nugget SW, který nabízí flexibilní řešení na míru pro mzdy a personální záležitosti, včetně portálu pro zaměstnance.
Zajímá vás zlepšování HR procesů a chcete se o této oblasti dozvědět více? Náš odborný tým vám rád pomůže a ušije vám řešení na míru.
