Seznamte se s reportovacími nástroji NetSuite Analytics & Reporting

Jedním ze zásadních úkolů reportů je převést data do stravitelné podoby, která uživateli umožní dělat rychlejší a kvalifikovanější rozhodnutí. Zároveň by měly napomáhat zvyšovat produktivitu a vést firmu správným směrem. V praxi se ale nezřídka stává, že reporting uživatele zdržuje a produktivitu tak spíše snižuje… Chcete být na vysoce konkurenčním trhu rostoucím hráčem? Pořiďte si spolehlivý a výkonný reportovací nástroj. Kvalitní, přehledná a dobře dostupná data jsou pro správné fungování podniku opravdu zásadní.

Co zahrnuje NetSuite Analytics & Reporting?

NetSuite Analytics & Reporting vám umožňuje sledovat fungování firmy z hlediska provozního i finančního. Díky široké paletě analytických nástrojů systém uživatelům zpřístupní jakékoliv požadované informace v reálném čase. To vše díky centralizaci v rámci jedné databáze a v plně customizované podobě jak pro operativní, tak strategické potřeby. K dispozici je hned několik variant reportovacích nástrojů, díky kterým si můžete výsledný report kdykoliv upravit dle vlastních potřeb, bez nutnosti znalosti jakéhokoliv databázového jazyku. NetSuite reportovací strukturu lze rozdělit do dvou oblastí – NetSuite SuiteAnalytics and Reporting Tools a NetSuite Data Warehouse.

NetSuite Data Warehouse je datový sklad, který je v systému již předem zabudovaný a slouží k ukládání a sdružování dat z více zdrojů a funkčních oblastí na jedno místo. Zároveň pak umožňuje distribuci těchto dat pro účely reportingu. Na datový sklad jsou přímo napojené výše zmíněné reportovací nástroje.

SuiteAnalytics and Reporting Tools představují “frontend” architektury reportů – to, co vidíte a s čím pracujete vy jako uživatelé. Jednotlivé nástroje vám popíšeme níže v textu. Všechny tyto nástroje jsou postavené na datovém skladu, ze kterého čerpají zpracovávané informace. Každý z nástrojů nabízí interaktivní zpracování dat v různých podobách: jednoduché tabulky, strukturované přehledy, grafy či kontingenční tabulky, případně pak přehlednou souhrnnou stránku obsahující informace z více zdrojů.

Rámcově existuje 5 různých variant, jak pracovat s daty v NetSuite (každá s potenciálně odlišným využitím). Všechny varianty jsou využitelné pro potřeby všech úrovní pracovníků napříč společností (od top managementu až po např. pracovníky ve skladu či ve výrobě). V rámci celé architektury NetSuite je souhrnně označujeme jako SuiteAnalytics. Možnost archivace, analýzy, případně reporting v systému nebo v aplikaci třetí strany zajišťuje Suite Analytics Connect.

Dashboards: NetSuite je systém, který je ovládaný na principu uživatelských rolí (role-based). Každý jednotlivec si může sestavit vlastní personalizovanou domovskou stránku, tzv. Dashboard. A to na každé roli, která mu je přiřazena. Prostřednictvím různých portletů vám tak může sloužit k zobrazení nejdůležitějších metrik, KPI a rychlých přehledů ihned po přihlášení. Užitečné mohou být také tzv. remindery, které vás upozorní na předdefinované úkoly a činnosti (např. Objednávky k vyskladnění, fakturaci). Uspořádání a volba zobrazovaných dat je plně na každém uživateli a závisí také na rozsahu přístupu k informacím, který je danému uživateli v jeho roli přiřazen.

Reports: NetSuite nabízí řadu přednastavených standardních reportů s možností prokliku na bližší detail. V případě specifičtějších požadavků si reporty můžete upravit dle vlastní potřeby a rozšířit tak rozsah zobrazovaných informací, přičemž počet upravených variant není nijak omezený. Systém nabízí přehlednou, flexibilní, strukturovanou a uživatele navigující formu zobrazování potřebných dat ve více úrovních. K dispozici jsou také Financial reports jako Výkaz Zisků a Ztrát, Rozvaha a jiné.

Saved Searches: Umožňují uživatelsky jednoduchou a efektivní tvorbu rychlých přehledů v trochu odlišné podobě než výše zmíněné reporty. Jedná se o velmi flexibilní a výkonné nástroje umožňující propojovat dvě zdrojové tabulky a zobrazovat souhrnná i detailní data, výpočty a převádět data na základě složitěji formulovaných podmínek. Saved searches tak nabízí strukturované datové tabulky, které můžete exportovat pro následnou analýzu např. v Excelu. Nabízí také možnost zasílat e-mailové notifikace na základě splněných kritérií, případně na pravidelné bázi (například jednou týdně). Právě funkcionalita notifikací otevírá další možnosti v rámci reportingu.

Workbooks: umožňují převést velké datové sety propojující více úrovní zdrojových tabulek do výsledného reportu v podobě tabulky, kontingenční tabulky či grafu. Vzhledem k ovládání na základě Drag&Drop principu je jejich používání snadné i pro začínající uživatele. Z jednoho zdrojového datasetu můžete vytvořit hned několik reportů najednou – ve všech výše zmíněných formátech. Workbook je nejlepší volbou v případě, kdy potřebujete vytvořit komplexní report, který sbírá informace z více zdrojových tabulek. Výsledná data lze obdobně jako u ostatních nástrojů exportovat do textového formátu či do XML pro případné sdílení napříč systémy.

Klíčové charakteristiky NetSuite reportovacích nástrojů můžeme shrnout v následujících bodech:

• Efektivní náhrada manuální evidence v tabulkových procesorech díky zpracovávání dat z jedné databáze
• 360° úhel pohledu na business uživatele (obzvlášť v kombinaci s integrací na externí systémy)
• Flexibilita ve sdílení – nástroje mohou být sdíleny napříč uživateli, případně naopak omezeny na jednotlivce či skupinu lidí dle stanovených kritérií
• Podpora multi-booku, tedy reportování na základě různých účetních standardů a požadavků
• Uživatelská nenáročnost – nevyžadují znalost databázového jazyku či kódování, uživatel je tak takřka nezávislý na IT podpoře
• Rychlá tvorba a snadná customizace
• Možnost filtrování na základě zvolených parametrů
• Variabilita v rámci exportu – excel, pdf, zasílání e-mailem
• Možnost reportovat více dimenzemi

Shrnutí

Výkonné, přístupné, snadno ovladatelné, s širokou paletou přednastavených funkcionalit a zároveň vysokou variabilitou a možností personalizace. Těmito slovy lze shrnout vlastnosti reportovacích nástrojů NetSuite. Možnosti, co se komplexity a podoby sestavených reportů týče, jsou téměř bez limitu – můžete vytvořit jednoduchý report během pár sekund a zároveň si postavit výkonný nástroj poskytující komplexní data získaná napříč více datovými dimenzemi. V neposlední řadě si můžete NetSuite propojit s externím systémem a díky své architektuře vám může posloužit jako hlavní reportovací nástroj.