Vyúčtování servisních poplatků

Věříme, že řadě z Vás již přišla nebo právě v těchto týdnech přicházejí vyúčtování služeb spojených s nájmem (tzv. service charges) Vašich provozoven za rok 2014. A co s nimi? My říkáme: „Důvěřuj, ale prověřuj!“ Proč? Nájemní smlouvy, to není zrovna odpočinkové čtení. Obvykle, čím delší je vztah mezi pronajímatelem a nájemcem, tím více dodatků obsahuje v závislosti na jednáních o úpravách pronajaté plochy, nájemného či poplatcích za služby spojených s nájmem či jiných skutečností. Vzhledem k tomu, že nájemné a platby za související služby patří k významným nákladovým položkám, je potřeba tomuto věnovat náležitou pozornost. Opomenutí některé změny, drobný omyl či nesprávný výklad nájemní smlouvy ve znění dodatků ze strany pronajímatele (či správce budovy) však může vést ke vzniku chyb ve vyúčtování služeb. Jakých?

• Nerespektování ujednání v nájemní smlouvě při přípravě vyúčtování
• Nezahrnutí skutečnosti z dodatku k nájemní smlouvě do vyúčtování
• Nesprávné rozpočítání nákladů ve společných prostorách
• Nepromítnutí výsledku aktuálního vyúčtování při stanovování výše záloh na další období.

Tyto zmíněné problémy mohou vést k tomu, že nájemce obdrží vyúčtování, na základě kterého mu byly účtovány vyšší servisní poplatky nebo spotřeba médií. Jako by již toto samo o sobě nebyl dostatečně velký problém, můžou být také stanoveny vyšší zálohy na služby, než by bylo potřeba (oproti správnému vyúčtování). Také není dobré nechat se ukolébat tím, že na vyúčtování „vyšel“ přeplatek.

Jak chyby odhalit?

V prvé řadě je důležité nenechat fakturu s vyúčtováním bez povšimnutí proplout účetním oddělením. V případě nesrovnalostí je dobré obrátit se na toho, kdo vyúčtování připravil a dohodnout další postup a to ideálně ještě před dobou splatnosti faktury. Můžete se samozřejmě také obrátit na nás. Náš zkušený tým si prostuduje Vaše nájemní smlouvy, zkontroluje Vaše vyúčtování a navrhne další postup. A dobrá zpráva je, že naše odměna se z podstatné části odvíjí od Vašich reálných úspor. Pro více informací nás neváhejte kontaktovat.

RSM CZ je partnerem Unie podnikových právníků ČR o.s.