Czech Republic
Jazyky

Jazyky

Podnikové sociální sítě aneb Cesta k využití potenciálu zaměstnanců

Rozsáhlé organizace mají problém se sdílením informací. Ještě větším problémem se ukazuje, že organizace ne vždy efektivně využívají znalostí a nápadů svých zaměstnanců. Mnohdy se také v organizacích tvoří jedna věc dvakrát, prostě proto, že řešitelé o sobě vzájemně nevědí. Moderní řízení znalostí a projektů v organizaci vyžaduje zcela nový přístup, který mohou zprostředkovat podnikové sociální sítě. Podnikové sociální sítě jsou nový fenomén, jehož význam a pozitivní dopad na organizaci si můžeme přiblížit.

Klíčovým úkolem dneška je využít lidský kapitál, který má firma k dispozici, na maximum. Zatímco přístup k technologiím je už de facto pro všechny firmy rovnocenný, tak přístup a schopnost využít lidský kapitál je stále větším a větším diferenciačním prvkem. Všechny firmy na světě proto řeší, jak využít svůj lidský kapitál – tj. zaměstnance, které má každá firma jedinečné – jako svoji konkurenční výhodu. Firmy proto masivně investují do teambuildingů, koučinku, neformálních společenských prostor přímo ve svých budovách a zejména v posledních letech do IT nástrojů zefektivňujících spolupráci i rozvoj zaměstnanců.

Nástup internetu započal éru elektronického sdílení podnikových znalostí

IT nástroje pro rozvoj zaměstnanců se paradoxně začaly etablovat z prostředí internetu. Jeden z prvních nástrojů, který se z internetu dostal do firem, představuje e-mail. Ten začíná být z vnitrofiremní komunikace velice rychle vytlačován instant messagingem, který je při komunikaci rychlejší a flexibilnější. Firmy si postupně adaptovaly i další internetový nástroj – web. Firemní intranet začal sloužit ke shromažďování důležitých informací o dění ve firmě. Nejprve byl doménou personálního oddělení, které tam zveřejňovalo důležité informace pro zaměstnance i kontakty na jednotlivé pracovníky, ale postupně se rozšířil i o široké spektrum dalších nástrojů. Intranet dnes běžně obsahuje týmové weby, včetně sdílených úložišť pro dokumenty. K těm byly firmy donuceny hlavně proto, že neustálé posílání rozpracovaných dokumentů mezi zaměstnanci e-mailem vedlo k neúměrnému nárůstu velikosti poštovních schránek i k tomu, že ne vždy lidé pracovali s nejnovější verzí dokumentů. Dnes už tak velká část firem posílá prostřednictvím e-mailu pouze odkaz na dokument na intranetu, který je neustále v aktuální verzi. To také pomohlo zamezit tomu, aby zaměstnanci pracovali s neaktuálními verzemi dokumentů, či aby je dokonce odesílali zákazníkům, což by mohl být v zejména v případě produktových listů, ceníků, katalogů a smluv významný problém.

Komplexní řešením pro takovéto základní sdílení podnikových znalostí nabízí například cloudové služby Microsoft Office 365: E-mailovou komunikaci zajišťuje služba Exchange Online, provázaná s další službou Lync Online pro komunikaci uvnitř i vně organizace (včetně instant messagingu). Problematiku portálů, firemního intranetu, týmových webů a sdílených úložišť pro dokumenty zase velmi uceleně řeší služba SharePoint Online.

Budování znalostní organizace

Firmy se snaží, aby jejich zaměstnanci mezi sebou sdíleli své znalosti a dovednosti, a díky tomu se z nich stávali lepší a výkonnější zaměstnanci. To má zajistit adaptace dalšího internetového fenoménu jménem Wikipedia. Ta se ve firmách po celém světě, včetně těch českých, velice rychle adaptovala ve formě intranetových znalostních bází. Firemní „wiki“ jsou obvykle součástí intranetových portálů a v základu obsahují přinejmenším popisy procesů, postupů, produktů atd. Někdy bývají součástí i slovníčky pojmů, manuály pro nové zaměstnance i další dokumenty, které mohou přijít vhod. Klíčovou výhodou je to, že informace, které opakovaně potřebují různí zaměstnanci, jsou k dispozici v písemné formě, kde si je mohou sami nastudovat a kde je mohou jiní zaměstnanci snadno aktualizovat či doplnit. Toho se v masovém měřítku využívá hlavně u callcenter, kde předpřipravené odpovědi na opakující se otázky zákazníků pomáhají výrazně šetřit operátorům, a tím i zákazníkům čas.

I takovouto internetovou znalostní bázi, tedy jakousi firemní „wiki“, mohou vybudovat předplatitelé služeb Microsoft Office 365 – konkrétně v rámci již zmiňované služby SharePoint Online.

Nový fenomén – podnikové sociální sítě

Již bylo popsáno, jak řešení Microsoft Office 365 řeší všechny základní nástroje a způsoby sdílení podnikových znalostí. Ovšem Office 365 vedle toho nově přináší předplatitelům také nejmodernější nástroj pro sdílení podnikových znalostí – podnikovou sociální síť Yammer, jejíž akvizici oznámil Microsoft vloni v létě!

Nejnovějším trendem v oblasti vnitrofiremní komunikace se totiž staly podnikové sociální sítě. Firemní sociální sítě na první pohled vypadají podobně jako veřejné sítě, jako jsou Facebook nebo Twitter, nicméně tím podobnost končí. Podnikové sociální sítě, například právě Yammer, jsou určené pouze pro danou firmu, a pro nikoho jiného. Je možné je centrálně administrovat nebo vytvářet uzavřené diskusní skupiny. Podnikovou sociální síť je také možno navázat na firemní adresář kontaktů, takže nikdo nepovolaný se do interní sítě, a tím pádem do interní komunikace, nemá šanci dostat. Podnikové sociální sítě umožňují sdílet dokumenty, průzkumy a jsou integrovány s dalšími komunikačními kanály, například instant messagingem.

Další nespornou výhodou sociálních sítí je možnost její integrace do podnikových aplikací. Například Yammer se tak kromě portálového řešení pro firemní internet/extranet, znalostní báze a sdílení dokumentů SharePoint postupně objeví i v podnikových informačních systémech Microsoft Dynamics. Brzy se také propojí s komunikačním řešením Lync. Uživatel má navíc na výběr, jak zobrazovat a psát příspěvky do sociální sítě. Pro komunikaci může využít webové rozhraní, klienty v počítači, tabletu nebo v mobilním telefonu.

Co přináší podniková sociální síť

Možná si říkáte, co přesně vám může přinést podniková sociální síť. Firmy, které ji už využívají, vidí přínosy hned v několika oblastech. Na sociální síti se velmi přirozeně a za přispění všech uživatelů budují znalostní báze na dané téma. Dalším přínosem je koncentrace zaměstnance na řešení konkrétního problému. Každý zaměstnanec sleduje pouze diskuse, které se vztahují k jeho pracovní činnosti, a není rozptylován často neúčelnými informacemi nebo zbytečnou komunikací.

Mimořádnou přidanou hodnotou podnikových sociálních sítí je komunikace napříč organizací. Sociální síť a komunikace v ní není navázána na hierarchickou strukturu firmy. V rámci sociální sítě mezi sebou komunikují lidé se stejnými nebo podobnými problémy. Podniková síť je tak ideálním komunikačním nástrojem pro větší organizace.

Jak začít využívat podnikové sociální sítě

Je zřejmé, že podnikové sociální sítě jsou cenným nástrojem, který ve firmách otevírá nové způsoby komunikace a spolupráce, které doposud nebyly k dispozici. Podobně jako kdysi e-mail, na který si již zaměstnanci zvykli, je nutné podnikovou sociální síť správně nasadit a využívat ji k účelu, který bude přínosný jak pro firmu, tak pro zaměstnance. Ze studií, které si nechával zpracovávat Microsoft, vyplývá, že vybraná oddělení ve firmách, jako jsou PR oddělení, obchod a marketing, musí poměrně úzce a agilně spolupracovat. Právě tato oddělení jsou vhodná na implementaci sítě v počátečních fázích. Poté je možno její nasazení rozšiřovat na další oddělení a posléze na celou firmu. Nasazení a využití je nutno průběžně měřit. Z výsledků měření je poté nutné vyvodit závěry, jak a nakolik síť přispěla ke zvýšení produktivity práce, ke zrychlení projektů a inovací a také ke zlepšení vnitrofiremní komunikace. Jedině tak je možno zajistit, že podniková sociální síť bude pro firmu přínosem.

Autor: Martin Panák
Autor je produktovým manažerem divize Office ve společnosti Microsoft.

Líbil se Vám článek? Pomozte nám šířit jej dále.